Hướng dẫn sử dụng Email VNU

1. Giới thiệu về CTmail

CTmail là bản phát triển của Trung tâm Mạng và eLearning (CCNE) từ SquirrelMail - phần mềm trên nền Web cho giao tiếp thư điện tử - viết bằng PHP4. Nó được thiết kế để hỗ trợ truy nhập vào máy phục vụ thư từ bất cứ nơi nào trên thế giới qua dịch vụ WWW của Internet và giao thức IMAP. Nếu muốn biết thêm thông tin chi tiết về giao thức IMAP và phương pháp thực thi nó, bạn có thể tìm ở imap.org.

1.1 - Những nét sơ bộ

Giao diện của CTmail được thể hiện thích hợp nhất trên màn hình có độ phân giải từ 1024 x 768 trở lên. Gồm hai phần: phần bên trái và phần bên phải. Phần bên trái hiển thị danh sách thư mục: HỘP THƯ (INBOX) và các thư mục con của nó. Thông tin chi tiết hơn về giao diện bên trái có thể xem ở phần Thư mục của tài liệu này.

Phần bên phải là giao diện làm việc chính. Dòng trên cùng của giao diện này là thanh thực đơn thứ nhất. Trên đó hiển thị tài khoản đăng nhập và tên đầy đủ của người dùng tài khoản ấy. Đăng xuất là lựa chọn bạn nên làm trước khi kết thúc phiên sử dụng; để máy phục vụ biết rằng bạn đã kết thúc phiên sử dụng và yêu cầu đăng nhập lại (đòi hỏi mật khẩu) khi bạn muốn sử dụng tiếp. Trong nhiều trường hợp nếu bạn đóng cửa sổ khi kết thúc phiên sử dụng mà không đăng xuất, người dùng khác có thể tiếp tục đọc được thư của bạn hay mạo danh bạn để gửi thư.

    - Thanh thực đơn ở dòng thứ hai chứa những thực đơn chính của hệ thống:

    - Soạn thư - Soạn thư và gửi thư với cả các tệp đính kèm nếu bạn muốn.

    - Địa chỉ - Vào soạn thảo, cập nhật danh sách các địa chỉ trong sổ địa chỉ của bạn.

    - Ds thư mục - Tất cả các thao tác với thư mục có thể thực hiện với thực đơn này: Tạo mới thư mục con, đổi tên, xóa, hủy bỏ (tạm thời) và khôi phục lại.

    - Tùy biến - Bạn có thể dùng thực đơn này để thay đổi các thiết đặt hệ thống phù hợp với sở thích của mình.

    - Tìm - Với thực đơn này bạn có thể tìm kiếm thư trong các hộp thư theo những tiêu chí xác định liên quan đến địa chỉ người gửi, người nhận, vài từ trong tiêu đề hay nội dung thư, ...

    - Trợ giúp - Bạn đang dùng thực đơn này!

    - Dòng để trống dưới thực đơn thứ hai là thanh trạng thái; là nơi hệ thống sẽ hiển thị các thông báo đã xử lý thành công hay không thành công một yêu cầu của bạn cùng vớ lý do không thành công.

   - Phần tiếp theo là danh sách các thư trong một thư mục lựa chọn (mặc định là thư mục HỘP THƯ), với ba thực đơn ở phía trên danh sách thư: thực đơn thao tác thư, thực đơn hiển thị và thanh tiêu đề danh sách. Bạn có thể xem chi tiết ở phần Danh sách thư của tài liệu này.

1.2 - Lưu ý đặc biệt cho người mới sử dụng

CTmail hỗ trợ bộ lọc thư rác thông minh bằng thuật toán Bayes. Sự thông minh ở đây được hiểu theo nghĩa bạn có thể "dạy" cho nó ngày càng lọc chính xác hơn. Tuy nhiên ở lần đầu tiên bạn dùng CTmail, bộ lọc thư rác chưa được "dạy dỗ" gì nên nó có thể làm sai đến mức đẩy tất cả thư bạn nhận được vào Thư rác, khiến bạn tưởng rằng mình bị mất hết thư hay CTmail làm việc không tốt.

Hãy dạy bộ lọc thư theo cách:

    Nếu phát hiện một thư rác chui vào HỘP THƯ (nghĩa là bộ lọc không nhận dạng được nó là thư rác), hãy đánh dấu thư này sau đó bấm vào . Bạn cũng có thể đánh dấu nhiều thư trước khi bấm vào .

    Nếu phát hiện một thư không phải là thư rác nhưng bị đưa vào thư mục Thư rác (nghĩa là bộ lọc nhận dạng nhầm nó là thư rác), bạn phải qua hai bước:

 - Đánh dấu thư, bấm vào . Vì CTmail quan niệm rằng, bạn sẽ chỉ biết nó không phải là thư rác sau khi đã đọc nó.

 - Đánh dấu thư, sau đó bấm vào

Cùng với thời gian, bộ lọc sẽ làm việc ngày càng chính xác hơn. Nếu nghĩ rằng có thư bị mất, bạn hãy thử tìm nó bằng chức năng Tìm kiếm.

2 - Danh sách thư

Chức năng này hiển thị danh sách các thư trong thư mục thư lựa chọn.

2.1 - Danh sách thư

Sau khi bạn chọn một thư mục (bấm vào tên thư mục tương ứng trong giao diện bên trái), danh sách thư của thư mục này sẽ được trình diễn ở phần giao diện bên phải, với ba thực đơn là: thực đơn thao tác thư, thực đơn hiển thị và thanh tiêu đề danh sách.

Thực đơn thao tác thư, hơi phức tạp, với nhiều chức năng tác động đến những thư bạn đã đánh dấu trong danh sách

 

 

• Bạn có thể chuyển những thư bạn đã đánh dấu đến một thư mục khác bằng cách chọn tên thư mục trong hộp danh sách thư mụcsau đó bấm vào

• Sau khi đánh dấu những thư nào đó trong danh sách, bạn có thể gửi chúng đi đến những địa chỉ khác bằng cách bấm vào
  

• Bạn cũng có thể ấn định hàng loạt thư là thư mà bạn đã đọc hay chưa đọc; là thư rác hay không phải thư rác hoặc là xóa hàng loạt thư bằng cách: đánh dấu chúng trong danh sách, bấm tương ứng vàohay hay hay hay

• Dòng cuối cùng của thanh thực đơn này là thông tin về Thư mục hiện tại và thực đơn quyết định có hiển thị hay không các lựa chọn sắp xếp danh sách thư Bỏ các lựa chọn sắp xếp hay Hiển thị các lựa chọn sắp xếp

Thực đơn hiển thị, cho phép bạn xem từng trang danh sách (mỗi trang có số lượng thư vừa đủ để bạn dễ quan sát). Bạn cũng có thể yêu cầu Hiển thị tất cả các thư trong thư mục hiện tại hay lựa chọn Chia trang hiển thị danh sách.

Thanh tiêu đề hiển thị tên các trường thông tin thư như: Người gửi, Tiêu đề thư, Ngày giờ, Kích thước và Cờ thuộc tính . Ngoài ra hộp đánh dấu trên thanh này giúp người dùng đánh dấu nhanh tất cả các thư trong trang danh sách thư. Những hình tam giác nho nhỏ trong thanh tiêu đề giúp người dùng quyết định sắp xếp danh sách thư theo một thứ tự nào đó. Hiển nhiên, thứ tự mặc định là theo thời gian: thư mới đến hiển thị ở những dòng đầu tiên.

 

 

Mỗi thư có thể có các cờ thuộc tính và ý nghĩa như sau:

• - thư đã trả lời

• - thư khẩn cấp

• - thư có tệp đính kèm

2.2 - Đánh dấu tất cả các thư trong một trang danh sách

Bạn có thể đánh dấu nhanh tất cả các thư trong một trang danh sách để chuyển thư mục, xóa, báo là thư rác, báo là đã đọc, ... Để đánh dấu tất cả các thư trong một trang danh sách, chỉ cần bấm vào trên thanh tiêu đề của danh sách.

2.3 - Đánh dấu tất cả các thư trong một thư mục thư

Để đánh dấu tất cả các thư trong một thư mục thư:

• Bấm vào Hiển thị tất cả để vào chế độ hiển thị tất cả danh sách thư,

• Bấm vào trên thanh tiêu đề của danh sách.

2.4 - Xóa thư trong Sọt rác

Sau khi bị xóa, thư được đưa vào Sọt rác là một giải pháp an toàn đã phổ biến. Để lỡ ra xóa nhầm bạn có thể khôi phục lại được. Nếu muốn xóa (vĩnh viễn) tất cả các thư trong Sọt rác bạn chỉ cần bấm vào ngọn lửa phía bên phải Sọt rác. Chú ý rằng ngọn lửa này chỉ xuất hiện khi Sọt rác không rỗng.

Bạn cũng có thể lựa chọn Không dùng thư mục Sọt rác trong thực đơn Tùy biến để các thư khi bị xóa sẽ không được lưu lại ở Sọt rác mà là bị xóa "vĩnh viễn" ngay.

3 - Đọc một thư điện tử

Bấm vào tiêu đề của một thư nào đó. Nội dung thư sẽ được hiển thị. Có một chút thuận lợi nho nhỏ là CTmail hỗ trợ mầu hiển thị nội dung thư. Các địa chỉ mang liên kết động, có màu sắc khác biệt, bạn có thể bấm vào chúng để gửi thư. Trong những thư hồi đáp, phần nội dung thư cũ không những được đặt sau dấu ">" mà còn có màu khác với phần trả lời giúp bạn dễ phân biệt khi đọc.

Bạn cũng có thêm một thanh thực đơn nữa bao gồm ba nhóm lựa chọn. Phía bên trái là các lựa chọn quay về Danh sách thư và Xóa thư. Ở giữa là các lựa chọn cho bạn đọc thư trước (Về trước) hay thư kế tiếp (Xem tiếp). Phía phải là các lựa chọn Gửi đi tiếp để gửi thư tới địa chỉ khác, Gửi đi như tệp đính kèm để bạn gửi thư đi tiếp như một tệp đính kèm. Hồi đáp và Hồi đáp cho tất cả để bạn vào soạn thảo thư trả lời.

Phía dưới thanh thực đơn ấy là vùng hiển thị các thông tin biên nhận thư bao gồm: Tiêu đề thư, Người gửi, Ngày giờ, ... Phím lệnh Thêm vào sổ địa chỉ hỗ trợ khả năng cập nhật nhanh chóng các địa chỉ có trong thư vào Sổ địa chỉ của bạn. Ngoài ra, các tùy biến ở dòng dưới cùng của vùng này còn cho phép bạn Hiển thị toàn bộ thông tin biên nhận thư hay toàn bộ thư ở dạng chi tiết hay thư ở định dạng bản in.

3.1 - Danh sách thư

Bấm vào Ds thư để trở lại danh thư của thư mục bạn đã chọn trước đó.

3.2 - Xóa

Nếu bấm vào Xóa, thư bạn đang đọc sẽ bị xóa. Tất cả các tệp đính kèm cũng sẽ bị xóa theo. Vì vậy để tránh mất các tệp đính kèm, bạn cần tải chúng về trước khi xóa thư (Xem phần 3.11. Các tệp đính kèm). Mặt khác, chú ý rằng hành động Xóa ở đây chỉ có nghĩa là chuyển thư về thư mục Sọt rác (Trash), vì vậy bạn cũng có thể vào thư mục Sọt rác để lấy lại thư.

3.3 - Về trước, Đọc tiếp

Hai lựa chọn này nằm giữa thanh thực đơn thứ ba của giao diện đọc thư. Về trước giúp bạn đọc được thư trước đó mà không cần phải quay trở lại bảng danh sách thư. Tương tự Xem tiếp giúp bạn đọc được nội dung của thư kế tiếp.

3.4 - Gửi đi tiếp

Khi bạn bấm vào lựa chọn này, bạn sẽ vào cửa sổ soạn thư để gửi tiếp nội dung thư tới địa chỉ khác. Bạn sẽ thây ô nhập liệu được điền xâu "[Fwd:", tiếp theo là tiêu đề thư, cuối cùng là ký tự "]". Các ô nhập liệu Người nhận, ... chờ bạn nhập các địa chỉ. Các thông tin về thư được đặt giữa dòng "--Original Message--" và dòng "----------". Cuối cùng là phần nội dung của thư. Bạn cũng có thể bổ sung thêm những gì thấy là cần thiết vào cuối thư cũng như có thể đính kèm tệp.

3.5 - Gửi đi như tệp đính kèm

Với lựa chọn này bạn sẽ vào cửa sổ soạn thảo thư để gửi thư đang đọc tới địa chỉ khác như một tệp đính kèm.

3.6 - Hồi đáp

Bấm vào lựa chọn này bạn sẽ vào cử sổ soạn thảo thư trả lời cho người gửi. Xâu "Re:" được tự động thêm vào ô nhập Tiêu đề thư. Nội dung của thư mà bạn đã nhận được sẽ cũng được điền vào vùng sọan thảo nội dung thư với ký tự đầu dòng ">". Bạn cũng có thể thấy đôi dòng trong phần này không bắt đầu với ký tự ">", đó là vì chế độ tự động căn dòng. Bạn có thể khắc phục điều này bằng cách đặt giá trị số đủ lớn cho lựa chọn Số ký tự căn dòng trong vùng hiển thị nội dung thư đến trong thực đơn Tùy biến của hệ thống. Bạn có thể soạn thảo thư trả lời trong vùng soạn thảo thư như bình thường, kể cả đính kèm tệp.

3.7 - Hồi đáp cho tất cả

Lựa chọn này giống như lựa chọn Hồi đáp ngoại trừ rằng tất cả các địa chỉ được liệt kê trong phần biên nhận của thư được điền vào ô Người nhận.

3.8 - Hiển thị toàn bộ thông tin biên nhận thư

Lựa chọn này dùng khi bạn muốn xem toàn bộ thông tin biên nhận thư khi nó được tiếp nhận. Bao gồm cả các bộ định tuyến mà thư đi qua để đến đích và rất nhiều thông tin chi tiết khác nữa.

3.9 - Hiển thị dạng bản in

Nếu bạn muốn in thư, bạn sẽ sử dụng lựa chọn này. Một cửa sổ mới sẽ được mở để hiển thị thư nhưng tất cả các thông tin không cần thiết sẽ bị lược bỏ, sẵn sàng cho bạn in ra giấy. Trong cửa sổ này bạn có thể bấm nút In để in thư hay bấm Đóng cửa sổ để trở về cửa sổ đọc thư.

3.10 - Tải về như một tệp

Là lựa chọn ở dưới phần nội dung thư. Nó cho phép bạn ghi lại thư như một tệp văn bản trên đĩa bao gồm phần thông tin về thư và phần nội dung thư.

3.11 - Các tệp đính kèm

Tất cả các tệp đính kèm theo thư sẽ được hiển thị ở phía dưới phần nội dung thư với màu phân biệt. Bấm chuột lên tên các tệp đính kèm bạn có thể trình diễn chúng bằng các chương trình tương ứng với kiểu của tệp. Bạn cũng có thể tải về ghi lại trên đĩa bằng cách bấm vào lựa chọn Tải về ở phía phải tên tệp.

4 - Soạn thư

Thực đơn Soạn thư sẽ đưa bạn tới một giao diện mới: giao diện soạn thảo thư. Trong giao diện này bạn sẽ thấy một số ô nhập liệu mà tùy theo cách giao diện này được kích hoạt một số ô đã được điền các giá trị xác định.

4.1 - Người gửi

Ô Người gửi sẽ chỉ xuất hiện khi tài khoản sử dụng của bạn có nhiều định danh (xem phần Tùy biến, Thông tin cá nhân). Bạn có thể chọn định danh mong muốn, thông tin này sẽ xuất hiện trong thư ở phía nhận tại dòng thông tin về người gửi.

4.2 - Người nhận

Tiếp theo là ô Người nhận để bạn điền vào địa chỉ người nhận. Bạn có thể nhập vào nhiều địa chỉ nếu muốn, các địa chỉ này phải được phân cách bởi dấu phảy. Bạn cũng có thể dùng nút Địa chỉ để chọn địa chỉ điền vào ô nhập liệu này. Xin đừng lo lắng nếu bạn không nhìn thấy đầy đủ địa chỉ người nhận trong ô nhập liệu; vì mặc dù ô này có kích thước cố định, nhưng tất cả thông tin bạn nhập vào đều được ghi nhận đầy đủ. Bạn có thể di chuyển con trỏ trong ô này về phía phải hay trái để thấy được toàn bộ thông tin đã nhập.

4.3 - Đồng gửi

Đồng gửi (hay CC là viết tắt của Carbon Copy - bản sao dùng giấy than). Nếu bạn muốn gửi thêm một bản sao chép của thư đến một địa chỉ khác nữa hãy dùng lựa chọn này. Tại phía nhận, danh sách các địa chỉ này được ghi trong phần thông tin đồng gửi của thư.

 

4.4 - Bcc

Đồng gửi (ẩn), nguyên gốc tiếng Anh là BCC (viết tắt của Blind Carbon Copy). Lựa chọn này có ý nghĩa hoàn toàn giống như Đồng gửi, ngoại trừ một điều là danh sách các địa chỉ trong ô này sẽ không xuất hiện trên thư tại phía nhận.

 

4.5 - Tiêu đề

Bạn hãy nhập một vài thông tin thích hợp vào ô này để người nhận có được hiểu biết nào đó tương ứng về nội dung thư. Những người nhận luôn cẩn thận đề phòng virus máy tính nói chung sẽ không đọc thư không có tiêu đề, đặc biệt là khi không biết rõ về người gửi.

4.6 - Phím lệnh Địa chỉ

Phím lệnh Địa chỉ, khi được bấm sẽ hiển thị giao diện Sổ địa chỉ cùng với giao diện Tìm trong sổ địa chỉ. Nếu bạn sử dụng giao diện Tìm trong sổ địa chỉ, bạn phải nhập thông tin vào ô nhập liệu Tìm, sau đó bấm vào phím lệnh Tìm. Nếu bạn muốn xem danh sách toàn bộ các địa chỉ trong sổ địa chỉ hãy bấm vào phím lệnh Liệt kê toàn bộ. Giao diện Sổ địa chỉ có đầy đủ các chức năng cần thiết. Thông tin chi tiết về giao diện này hãy xem trong 5. Địa chỉ.

4.7 - Phím lệnh Ghi như bản nháp

Nếu bạn đang soạn thảo thư mà vì một lý do nào đó chưa thể gửi thư đi ngay, bạn có thể bấm vào phím lệnh Ghi như bản nháp để lưu lại thư vào thư mục Nháp (Draft) và đọc lại để soạn thảo tiếp khi cần.

4.8 - Mức khẩn cấp

Nếu được thiết đặt bở người quản trị hệ thống, bạn có thể ấn định mức độ khẩn cấp của thư qua hộp danh sách lựa chọn với một trong các giá trị: Khẩn cấp, Bình thường và Không khẩn cấp. Thư khẩn cấp sẽ được báo hiệu ở phía người nhận với ký tự '!' trong danh sách thư. Tất nhiên bạn cũng nên chú ý rằng sự lạm dụng khả năng này sẽ làm mất ý nghĩa của nó trong thực tế.

4.9 - Vùng soạn thảo thư

Vùng soạn thảo thư là vùng hình chữ nhật nằm ngay dưới các phím lệnh. Đây là vùng để bạn nhập vào phần nội dung của thue. Nếu bạn có tệp chữ ký nó cũng sẽ được thể hiện trong vùng này.

4.10 - Đính kèm

Thanh thực đơn dưới cùng cho phép bạn đính kèm tệp vào thư. Tệp đính kèm phải nằm trên ổ đĩa của máy hay trên các tài nguyên mạng nội bộ mà bạn có quyền truy cập. Phím lệnh Browser được sử dụng để bạn duyệt và chọn tệp. Bạn cũng có thể nhập trực tiếp tên tệp và đường dẫn, nếu bạn biết chính xác, vào ô nhập liệu Đính kèm. Sau đó bấm phím lệnh Thêm để đính kèm tệp vào thư.

Bạn phải làm từng tệp một nếu muốn đính kèm nhiều tệp. Xóa đi một tệp trong danh sách tệp đính kèm được thực hiện bằng cách bấm vào ô kiểm tra và bấm vào phím lệnh Xóa.

5 - Địa chỉ

Sổ địa chỉ giúp bạn tiết kiệm được nhiều thời gian và thao tác vì nó lưu trữ những địa chỉ bạn thường xuyên sử dụng. Với CTmail bạn cũng sẽ được hỗ trợ các thông tin từ máy phục vụ LDAP (Thường được các trường đại học và các tập đoàn sử dụng khi phải quản lý một không gian địa chỉ rộng lớn).

Nếu bộ duyệt web của bạn hỗ trợ thực hiện kịch bản Java bạn có thể thiết đặt sử dụng sổ địa chỉ trên nền kịch bản Java (trong lựa chọn Thiết đặt chế độ hiển thị của thực đơn Tùy biến). Với thiết đặt này bạn sẽ có một giao diện thuận lợi và thú vị hơn khi cần lấy tin từ sổ địa chỉ. Bình thường, CTmail để mặc định sổ địa chỉ làm việc ở dạng HTML để bạn có thể dùng các bộ duyệt web không hỗ trợ kịch bản Java.

5.1 - Bí danh

Hãy nhập vào ô này những thông tin ngắn gọn như một cái tên sao cho gợi nhớ nhất tới người nhận và địa chỉ của họ. Chú ý rằng, Sổ địa chỉ lấy bí danh làm thông tin khóa để phân biệt người này với những người khác nên nó phải là duy nhất và không được chứa ký tự trống.

5.2 - Địa chỉ thư điện tử

Trong ô nhập liệu này bạn phải nhập đầy đủ và chính xác một địa chỉ thư điện tử. Nếu bạn nhập vào một địa chỉ không đúng, thư sẽ bị trả lại dưới hình thức một thư báo lỗi không chuyển được thư.

Xin được nhắc lại một chút là cấu trúc một địa chỉ thư điện tử gồm hai phần nối tiếp nhau bởi ký tự '@'. Phần bên trái ký tự này là định danh của người nhận, ví dụ như "suplo". Phần bên phải là tên miền của địa chỉ bao gồm tên tắt của đơn vị, tên tắt của tổ chức, tên tắt của lĩnh vực hoạt động của tổ chức (như edu, com, net, gov, mil hay org), cuối cùng là tên tắt của quốc gia, tất cả được nối lại với nhau bởi những dấu chấm (.); ví dụ: hus.vnu.edu.vn. Từ hai ví dụ trên, ta có ví dụ địa chỉ đầy đủ của một thư điện tử: suplo@hus.vnu.edu.vn.

5.3 - Ghi chú

Trong ô nhập liệu này, bạn có thể nhập thêm một số thông tin khác giúp bạn nhớ, phân biệt được với những người nhận hay địa chỉ khác. Tại đây bạn có thể nhập dài hơn trong ô bí danh. Chẳng hạn như: Bác sĩ vui tính, Báo KH và ĐS.

5.4 - Biên tập lại địa chỉ đã chọn hay Xóa

Các phím lệnh này cho phép bạn soạn thảo lại hay xóa đi một địa chỉ trong sổ địa chỉ sau khi bạn đã chọn bằng cách đánh dấu ở hộp chọn tương ứng. Bạn chỉ có thể soạn thảo lại một địa chỉ mỗi lần.

5.5 - Cập nhật

Trước khi bấm phím lệnh Cập nhật bạn phải điền đầy đủ thông tin cho hai ô Bí danh, Địa chỉ thư điện tử. Họ và Tên được điền đầy đủ hay chỉ điền một trong hai ô. Ghi chú là không bắt buộc. Các thông tin trên sẽ được lưu trữ trong sổ địa chỉ.

5.6 - LDAP

LDAP là máy phục vụ lưu trữ tập trung cho phép truy cập thông tin từ xa. Ví dụ: một trường đại học dùng LDAP như một máy phục vụ duy nhất lưu trữ tất cả địa chỉ thư điện tử của cán bộ, sinh viên và các đơn vị trong trường. ĐHQGHN cũng đã thiết lập máy phục vụ LDAP, nhờ đó mà CTmail có khả năng tự lập danh sách tất cả địa chỉ thư điện tử lấy từ LDAP, và để gửi thư cho người dùng trong ĐHQGHN bạn không cần phải gõ tên miền @vnu.edu.vn. CTmail thực sự là giải pháp rất mạnh trong việc tập hợp tất cả các địa chỉ lấy từ LDAP và các địa chỉ riêng của bạn trong một sổ địa chỉ duy nhất.

LDAP đã được thiết đặt như một đầu vào đối với hệ thống thư điện tử; Và có người quản trị. Bạn cần liên lạc với người quản trị để được hướng dẫn, trợ giúp mỗi khi cần thiết.

6 - Các thư mục

Bạn có thể khởi tạo nhiều thư mục và lưu trữ thư trong những thư mục khác nhau. Điều này đặc biệt hữu ích khi bạn có nhiều thư và muốn xắp xếp chúng một cách có tổ chức. Lựa chọn Ds thư mục trên thanh thực đơn thứ hai cho phép bạn thao tác với các thư mục của mình.

6.1 - Các thư mục sử dụng và Giao diện phía bên trái

Các thư mục hiện đang sử dụng được liệt kê với màu khác biệt ở phía trái cửa sổ. Danh sách này có thể được thiết đặt ở chế độ tự động làm tươi (tự động đọc lại từ máy phục vụ) bằng lựa chọn Tự động đọc lại danh sách thư mục trong thực đơn Tùy biến. Trên cùng của phần giao diện bên trái là tiêu đề in đậm Danh sách thư mục. Nếu có những thay đổi đối với các thư mục đang dùng từ các lựa chọn Thiết đặt chế độ thư mục của thực đơn Tùy biến, bạn có thể làm tươi lại danh sách thư mục bằng cách bấm vào lựa chọn ( Đọc lại).

Thư mục đầu tiên là thư mục gốc của bạn, nó chứa tất cả các thư tới, gọi là HÔP THƯ (INBOX). Bên phải HÔP THƯ có giá trị số đặt trong cặp dấu "()" biểu thị số thư chưa đọc. Tùy theo thiết đặt của bạn (xem Tùy biến) mà giá trị này có thể là (số thư chưa đọc / tổng số thư) trong HỘP THƯ. Tất cả các thư mục khác là thư mục con của HỘP THƯ. Luôn có ba thư mục con mặc định là Đã gửi (Sent), Sọt rác (Trash) và Nháp (Draft). Màu hiển thị tên của các thư mục này có thể thiết đặt trong thực đơn Tùy biến. Bạn cũng có thể khởi tạo các thư mục mới và lựa chọn chúng làm thư mục chứa các thư đã gửi, đã xóa hay nháp bằng i>Các lựa chọn đối với các thư mục Sọt rác, Đã gửi và Nháp trong thực đơn Tùy biến. Khi đó những thư mục này trở thành các thư mục mặc định và bạn có thể xóa được các thư mục với tên mặc định cũ của hệ thống.

6.2 - Khởi tạo

Rất đơn giản, bạn có thể tạo mới một thư mục bằng cách nhập tên thư mục vào ô nhập liệu Tạo mới thư mục, chọn thư mục mẹ trong hộp danh sách phía dưới và bấm phím lệnh Khởi tạo.

Trên một số máy phục vụ, có hai kiểu thư mục. Một kiểu chỉ chứa thư, một kiểu khác chỉ chứa các thư mục con. Trong trường hợp này bạn sẽ nhìn thấy một lựa chọn là "Cho phép thư mục này chứa thư mục con". Cũng tùy theo máy phục vụ mà bạn có thể đặt tên thư mục có chứa ký tự đặc biệt kể cả ký tự trống hay không.

6.3 - Đổi tên

Bạn có thể đổi tên bất kỳ thư mục nào xuất hiện trong hộp danh sách phía trái phím lệnh Đổi tên. Chú ý rằng danh sách này không chứa tất cả các thư mục xuất hiện trong giao diện phía trái, vì bạn không thể đổi tên các thư mục mặc định (Đã gửi - Sent, Sọt rác - Trash và Nháp - Draft và HỘP THƯ - INBOX).

6.4 - Xóa

Bạn có thể xóa bất cứ thư mục nào mà bạn đã khởi tạo, chúng sẽ xuất hiện trong hộp danh sách phía trái phím lệnh Xóa. Chú ý rằng danh sách này không bao gồm tất cả các thư mục vì bạn không thể xóa các thư mục mặc định, tất nhiên bạn cũng không thể xóa thư mục HỘP THƯ - INBOX.

6.5 - Hủy bỏ và Khôi phục

Khái niệm:

Hủy bỏ: Khai báo không sử dụng một hay một số thư mục mà bạn đã khởi tạo.

Khôi phục: Khai báo tái sử dụng các thư mục mà bạn đã khai báo hủy bỏ không dùng.

Bạn có thể chọn một hay nhiều thư mục từ một hộp danh sách phía trên các phím lệnh Hủy bỏ hay Khôi phục, sau đó bấm vào phím lệnh tương ứng để hủy bỏ hay khôi phục các thư mục này. Bạn sẽ nhận thấy tên các thư mục này được chuyển sang hộp danh sách bên cạnh. Chú ý rằng nếu không có thư mục nào có thể hủy bỏ hay khôi phục thì sẽ không xuất hiện các hộp danh sách tương ứng.

7 - Tùy biến

Một trong những nét rất mạnh, đáng chú ý của CTmail là khả năng tùy biến theo những chỉ định của người dùng. Tùy theo cấu hình hệ thống do người quản trị thiết đặt, bạn sẽ có thể lựa chọn về bảng màu, bảng ký tự, ngôn ngữ cũng như danh sách thư mục, ... Tất cả những thay đổi theo lựa chọn của bạn sẽ không gây ảnh hưởng tới những người dùng khác của hệ thống.

Thực đơn Tùy biến có ít nhất năm phần chính là: Thông tin cá nhân, Thiết đặt chế độ hiển thị, Làm nổi bật thư mới trong danh sách hiển thị, Thiết đặt chế độ thư mục, Thứ tự sắp xếp. Có thể có thêm một số phần khác nữa, như đã nói là phụ thuộc vào cách cài đặt và cấu hình hệ thống của người quản trị.

7.1 - Thông tin cá nhân

Họ và tên

Bạn sẽ nhập vào họ và tên dạng đầy đủ của bạn ở ô nhập liệu này. Nó sẽ được hiển thị trong trường thông tin người gửi khi thư của bạn đến đích. Ví dụ: Nếu bạn nhập là Lý Thì Thắng, thì người nhận thư sẽ nhìn thấy thông tin người gửi là Lý Thì Thắng, thay cho địa chỉ thư điện tử thanglt@vnu.edu.vn.

Không bắt buộc - Nếu bạn có địa chỉ thư điện tử khác với địa chỉ trong hệ thống này, bạn có thể nhập thêm vào ô nhập liệu này.

Địa chỉ nhận hồi đáp

Không bắt buộc - Là địa chỉ mà người nhận sẽ gửi thư hồi đáp cho bạn, nếu bạn muốn nhận thư hồi đáp qua một địa chỉ khác với địa chỉ bạn có trong hệ thống này. Lựa chọn này đôi khi có ích, ví dụ bạn muốn người nhận trả lời cho bạn qua địa chỉ của bạn trên Yahoo chứ không phải qua địa chỉ ở cơ quan.

Nhiều định danh

Bấm vào liên kết Soạn thảo để vào soạn thảo nhiều định danh. Lựa chọn này có thể có ích nếu bạn muốn gửi thư với định danh người gửi khác nhau (ví dụ như để phân biệt thư gia đình với thư công việc). Trong trang soạn thảo nhiều định danh, bạn có thể thêm vào bao nhiêu định danh cũng được. Khi gửi thư, bạn sẽ phải chọn một trong số các định danh này.

Chữ ký

Không bắt buộc - Chữ ký được tự động thêm vào ở cuối tất cả các thư bạn gửi. Để dùng chữ ký này bạn cũng phải bấm vào phím radio Đồng ý dùng chữ ký ở phía dưới.

Các lựa chọn trích dẫn trong thư hồi đáp

Khi bạn gửi thư hồi đáp, bạn sẽ nhìn thấy nội dung thư đã nhận được trong vùng soạn thảo thư. Trước phần này, bạn có thể lựa chọn để đưa vào câu trích dẫn như: Ngày ... 'tác giả' viết: hay 'Tác giả' viết:, ... Chú ý rằng chữ 'Tác giả' sẽ được thay thế bởi tên hay địa chỉ người gửi thư cho bạn. Dưới đây là chi tiết về các lựa chọn :

• Không dùng: Sẽ không có dòng trích dẫn nào được đưa vào. Phần nội dung thư bạn nhận được chỉ đơn giản được đặt sau các ký tự ">".

• Tác giả viết: Lựa chọn này sẽ sinh ra dòng: Lý Thì Thắng viết: trước phần nội dung thư mà Lý Thì Thắng gửi cho bạn.

• Đặt người viết trong dấu nháy: Lựa chọn này sẽ sinh ra dòng:

• Người dùng định nghĩa: Lựa chọn này cho phép bạn định nghĩa dòng trích dẫn. Trong ô nhập liệu thứ nhất bạn có thể nhập vào phần đầu, trong ô thứ hai, bạn có thể nhập vào phần cuối của trích dẫn. Giữa hai phần này hệ thống sẽ tự chèn vào tên của người đã gửi thư cho bạn.

7.2 - Thiết đặt chế độ hiển thị

Bảng mầu

CTmail hỗ trợ một số bảng màu khác nhau để bạn lựa chọn. Mỗi bảng màu định nghĩa toàn bộ màu sắc nền, chữ, thực đơn, liên kết, ... trong tất cả các giao diện.

 Kiểu chữ

CTmail cũng hỗ trợ sẵn một bảng các kiểu và kích thước chữ để bạn lựa chọn.

Ngôn ngữ

Bản CTmail cài đặt trên VNUnet là bản phát triển của Trung tâm Mạng và eLearning, Trường Đại học Công nghệ từ SquirrelMail phiên bản 1.4.8-2. Bản này được cài đặt với ngôn ngữ sử dụng mặc định là tiếng Việt. Tuy nhiên nếu bạn là người nước ngoài sang thăm hay công tác tại ĐHQGHN, bạn có thể sử dụng ngôn ngữ khác: Anh, Nga, Pháp, Đức, Trung, Nhật, Hàn, ... từ hộp danh sách các ngôn ngữ. Sau khi chọn ngôn ngữ khác, bạn nên khởi động lại bộ duyệt Web, nếu không bạn có thể thấy rằng giao diện thư mục bên trái vẫn không được hiển thị chuẩn xác. Bạn cũng cần chú ý thêm các điểm sau đây:

• 1. Hệ thống không thể chuyển ngữ nội dung thư.

• 2. Giao diện đăng nhập luôn là giao diện tiếng Việt, vì trước khi bạn đăng nhập, hệ thống không biết bạn là ai để có thể chọn đúng ngôn ngữ bạn đã chỉ định.

• 3. Trừ lựa chọn sử dụng tiếng Việt, danh sách thư mục với các ngôn ngữ khác chỉ được chuyển ngữ đối với INBOX, còn các thư mục con khác: Draft, Sent, Trash vẫn là tiếng Anh.

• 4. Trừ lựa chọn sử dụng tiếng Việt, đôi chỗ trong các giao diện hệ thống vẫn còn dùng tiếng Anh. Phần trợ giúp đôi khi chỉ có bản tiếng Anh.

Mặc dù đã rất cố gắng và làm việc rất tỉ mỷ, bản CTmail hiện tại chắc vẫn còn những khiếm khuyết, rất mong các bạn đồng nghiệp và người dùng góp ý để chúng tôi sửa chữa, bổ sung. Mọi ý kiến xin gửi về theo địa chỉ hainn@vnu.edu.vn. Xin chân thành cảm ơn.

Sử dụng kịch bản Java

Một trong những mục đích chính của đội phát triển SquirrelMail (và CTmail) là tạo ra một sản phẩm không cần dùng kịch bản Java. Tuy nhiên một số thành viên lại đã viết một mô đun Sổ địa chỉ rất tốt với kịch bản Java, nên thay vì bỏ không dùng nó chúng tôi để bạn chọn sử dụng kịch bản Java hay không. Bạn có thể chọn Luôn dùng hay Không dùng hay để ở chế độ Tự động.

Đây là số thư được liệt kê trong một trang danh sách thư. Nếu thư mục nào đó có nhiều thư hơn số lượng này thì chúng sẽ được hiển thị trong các trang kế tiếp nhau. Bạn có thể bấm vào Về trước hay Xem tiếp để duyệt thư từ các trang này. Bạn cũng có thể bấm vào Hiển thị tất cả để đọc được danh sách tất cả các thư trong thư mục.

Đổi màu qua các dòng

Nếu bạn chọn Đồng ý các dòng kề nhau trong danh sách thư sẽ được hiển thị bằng các màu khác nhau để bạn dễ phân biệt. Chú ý rằng trong thực đơn Làm nổi bật thư trong danh sách hiển thị bạn còn có thể ấn định màu của những thư đáng chú ý theo tiêu chuẩn lựa chọn riêng của bạn.

Nếu bạn chọn đồng ý, trên các dòng thực đơn con trước và sau danh sách thư sẽ xuất hiện số thứ tự các trang danh sách thư của thư mục. Bạn có thể bấm vào một trong các số thứ tự này để nhảy đến xem trực tiếp trang đó. Giá trị số bạn nhập vào Số trang tối đa sẽ hiển thị ấn định các số thứ tự trang sẽ được hiển thị trong hai thực đơn con nói trên.

Luôn hiển thị ngày ở dạng đầy đủ

Nếu bạn chọn đồng ý, ngày tháng trong biên nhận thư luôn hiển thị ở dạng đầy đủ. Ví dụ: Thứ 2, 11 tháng 10, 2004 11:30 am.

Số ký tự căn dòng trong vùng hiển thị nội dung thư đến

Giá trị số của chỉ định này ấn định số ký tối đa tự trên một dòng dùng tự động căn dòng trong vùng hiển thị nội dung thư đến, nhằm tránh cho bạn không phải cuộn ngang trên màn hình khi đọc thư. 86 là gía trị an toàn thường được lựa chọn, trừ khi bạn chọn cỡ chữ quá lớn cho vùng hiển thị này. Bạn cũng có thể thay đổi tùy ý giá trị này cho phù hợp với sở thích của mình.

Bề rộng của vùng soạn thảo thư

Chỉ định số ký tự tối đa trên một dòng dùng căn dòng trong vùng soạn thảo thư. Nếu bạn đặt giá trị quá lớn, bạn sẽ phải dùng đến thanh cuộn ngang.

Chiều cao của vùng soạn thảo thư

Chỉ định số dòng hiển thị trong vùng soạn thảo thư. Nếu thư của bạn dài hơn số quy định này, sẽ xuất hiện thanh cuộn đứng để bạn đọc lại thư.

Vị trí các phím lệnh khi soạn thảo

Chỉ định vị trí các phím lệnh Chữ ký, Địa chỉ, Ghi như bản nháp, Gửi, ... trong cửa sổ soạn thảo thư. Các tùy chọn là Trên cùng, Giữa Tiêu đề và phần nội dung thư hay Dưới cùng.

Định dạng sổ địa chỉ

Chọn cách thức hiển thị sổ địa chỉ. Nếu bạn muốn khả năng tương thích hoàn toàn với mọi bộ duyệt web, hãy chọn định dạng HTML. Chọn Kịch bản Java nếu bạn biết chắc trình duyệt web của bạn hỗ trợ Java, lựa chọn này sẽ hiển thị sổ địa chỉ ở dạng rất thuận lợi cho bạn khi muốn lấy địa chỉ trong soạn thảo thư.

Mặc định hiển thị thư ở dạng HTML

Nếu bạn nhận được thư ở cả định dạng văn bản mộc và định dạng HTML, bạn có thể lựa chọn hiển thị thư ở dạng văn bản mộc hay HTML.

Cho phép gửi thư đi tiếp như tệp đính kèm

Nếu chọn Đồng ý, khi đọc nội dung thư, bạn sẽ thấy trong giao diện đọc thư có lựa chọn Gửi đi tiếp như một tệp đính kèm.

Cho phép đồng gửi khi gửi thư đi tiếp

Bạn có thể nhập thông tin cho ô nhập liệu Đồng gửi khi gửi thư đi tiếp.

Cho phép đồng gửi đến chính mình khi Hồi đáp cho tất cả

Hồi đáp cho tất cả sẽ gửi thư tới tất cả các địa chỉ trong biên nhận thư, kể cả chính bạn (người đã nhận thư). Để tránh việc thư hồi đáp này lại được gửi cho chính bạn, hãy chọn Không.

Nếu bạn chọn đồng ý, thông tin về hệ chuyển thư (tên của chương trình thư điện tử) mà người gửi đã sử dụng sẽ được hiển thị khi bạn đọc thư.

Hiển thị ảnh đính kèm với thư

Nếu bạn chọn Đồng ý và thư nhận được có đính kèm một hay nhiều ảnh, chúng sẽ được hiển thị trong phần nội dung thư.

Cho phép hiển thị trang in

Nếu bạn chọn Đồng ý, khi đọc thư bạn có thể bấm vào lựa chọn Hiển thị dạng bản in để hiển thị trang in và in thư ra giấy.

Các lựa chọn khác

Tùy theo cấu hình cài đặt mà CTmail có thể có thêm một số lựa chọn khác nữa trong phần này như Soạn thư trong cửa sổ mới, Chiều rộng (chiều cao) của cửa sổ soạn thư, ... Các lựa chọn này khá dễ hiểu nên hy vọng rằng bạn sẽ có thể tự quyết định được ngay khi cần đến chúng.

7.3 - Làm nổi bật thư trong danh sách

Ý tưởng này xuất phát từ chỗ người dùng có thể phải duyệt một danh sách gồm rất nhiều thư, rất khó để phân biệt, nhận ra người gửi hay những thư cần phải đọc ngay. Với khả năng làm nổi bật thư, bạn có thể ấn định màu nền của những thư thỏa mãn những quy tắc lọc khác nhau những màu kác nhau.

Hãy bấm vào Tạo mới để tạo một quy tắc lọc mới hay bấm vào Thay đổi để cập nhật lại một quy tắc lọc đã được thiết lập.

Tên bộ lọc

Tên bộ lọc cần được đặt sao cho nhìn vào tên này bạn có thể hiểu được ý nghĩa của nó. Ví dụ: Nếu bạn muốn làm nổi bật các thư của mẹ, bạn có thể đặt là Thư của mẹ.

Màu

Thực đơn này giúp bạn dễ dàng chọn được màu nền làm nổi bật những thư thỏa mãn bộ lọc, bằng cách bấm vào phím radio tuơng ứng hay nhập trực tiếp mã màu vào ô Màu khác sau khi bấm vào phím radio trước cụm từ Màu khác.

Chứa xâu

Ở dòng thực đơn cuối cùng bạn có thể chọn trường thông tin cần lọc và một khóa lọc. Ví dụ: bạn chọn Tiêu đề chứa xâu: "dự án A". Khi đó tất cả các thư mà tiêu đề có chứa xâu con "dự án A" sẽ được làm nổi bật với màu nền bạn đã chọn.

7.4 - Thiết đặt chế độ thư mục

Đường dẫn tới thư mục gốc của bạn

Trên một số hệ thống đường dẫn sẽ không được hiển thị. Nếu bạn không nhìn thấy lựa chọn này, hãy bỏ qua. Trong một số hệ thống khác, việc thiết đặt đường dẫn này lại là rất cần thiết và bạn phải chỉ định rõ đường dẫn đầy đủ đến thư mục gốc của bạn - thư mục mà tất cả các thư của bạn sẽ nằm trong đó hay trong các thư mục con của nó.

Thư mục Sọt rác

Bạn có thể chỉ định thư mục nào là thư mục sẽ chứa những thư mà bạn đã xóa, mặc định thư mục đó là Sọt rác. Nếu bạn xóa nhầm một thư, bạn có thể vào thư mục này để lấy lại. Trường hợp bạn thực sự muốn xóa các thư trong Sọt rác, hãy bấm vào phía bên phải Sọt rác để "đốt" các thư trong đó đi. Nếu bạn không muốn chuyển thư tới thư mục Sọt rác khi xóa chúng, hãy chọn Không dùng thư mục Sọt rác.

Thư mục Đã gửi

Bạn có thể chọn thư mục chứa các thư đã gửi hay Không dùng thư mục .

Thư mục Nháp

Bạn có thể chọn thư mục chứa các thư nháp hay Không dùng thư mục Nháp.

Vị trí của giao diện Danh sách thư mục

Danh sách thư mục được hiển thị mặc định ở phần giao diện bên trái. Bạn có thể chọn chuyển giao diện này sang phía phải nếu muốn.

Bề rộng của giao diện Danh sách thư mục

Lựa chọn này giúp bạn định lại kích thước bề rộng của vùng Danh sách thư mục, chẳng hạn khi bạn đã khởi tạo những thư mục với tên rất dài hay đã tạo nhiều thư mục lồng nhau. Nhưng nếu bạn đặt kích thước này qúa lớn, kích thước của vùng làm việc chính sẽ bị thu hẹp.

Tự động đọc lại danh sách thư mục

CCTmail có thể tự động đọc lại danh sách thư mục trong giao diện bên trái cửa sổ; đồng thời cập nhật thông tin số lượng thư chưa đọc hiển thị bên phải HỘP THƯ mà không cần bạn phải thường xuyên đọc lại danh sách thư mục (bằng cách bấm vào Đọc lại).

Có thể ấn định chu kỳ đọc lại từ 30 giây đến 20 phút. Tuy nhiên việc ấn định thời gian dưới 10 phút có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động của Server. Xin hãy hình dung: nếu server hỗ trợ 3.000 người dùng và tất cả đều thiết đặt tự động lấy thư sau mỗi 5 phút thì trung bình mỗi giây có 10 kết nối tới server để lấy thư mới, server lại phải quét thư rác cho các thư chưa đọc... với tốc độ đòi hỏi là 1/10 giây một kết nối. Đấy là phân bố đều, thực tế thì vào những thời điểm nào đó có thể có đến vài trăm kết nối trong 1 giây và một số người dùng nhận được thông báo lỗi.

Chúng tôi khuyến cáo người dùng để thời gian đọc lại danh sách thư là 20 phút khi không có nhu cầu công tác đặc biệt.

Cho phép cảnh báo thư chưa đọc

Lựa chọn này chỉ định cách thức hiển thị số lượng thư chưa đọc trong giao diện Danh sách thư mục. Nếu bạn chọn Không cảnh báo sẽ không có thông tin hiển thị về số thư chưa đọc. Nếu bạn chọn Chỉ HỘP THƯ, khi có thư mới HỘP THƯ sẽ được hiển thị đậm nét và bên cạnh đó là số lượng thư chưa đọc. Nếu bạn chọn Tất cả các thư mục thông tin thư chưa đọc trong từng thư mục sẽ được hiển thị bên phải mỗi tên thư mục. Nếu bạn có nhiều thư mục, bạn có thể tăng tốc độ hiển thị danh sách thư mục bằng cách chọn Không cảnh báo hay Chỉ HỘP THƯ.

 Kiểu cảnh báo thư chưa đọc

Bạn có hai lựa chọn, chỉ cảnh báo: (số thư chưa đọc) hay cảnh báo dạng: (số thư chưa đọc / tổng số thư trong thư mục).

Cho phép phân rã và thu gọn thư mục

Lựa chọn này cho phép hiển thị danh sách các thư mục với ký tự '-' hay '+'. Thư mục được hiển thị với ký tự '+', nghĩa là nó đang được hiển thị ở dạng thu gọn, che dấu tên các thư mục con của nó. Bấm vào '+' bạn sẽ thấy danh sách thư mục con. Những thư mục được hiển thị với '-' nghĩa là nó đang được hiển thị ở dạng phân rã cùng với danh sách các thư mục con của nó. Bấm vào '-' thư mục sẽ được hiển thị về dạng thu gọn.

Cho phép tích lũy cảnh báo thư chưa đọc

Nếu bạn chọn Không, hệ thống chỉ cảnh báo số thư mới nhận được, ngượic lại, hệ thống cảnh báo tổng số thư chưa đọc của các lần nhận trước và thư mới nhận.

Định dạng thời gian trong giao diện Danh sách thư mục

Bạn có thể lựa chọn định dạng hiển thị thời gian trong giao diện danh sách thư mục theo một trong các kiểu trình bày trong hộp danh sách. Lựa chọn Định dạng giờ tiếp sau đó cho phép bạn chọn kiểu 12 giờ hay 24 giờ.

Số lần tìm kiếm gần nhất được ghi nhớ kết quả

Nếu bạn tìm kiếm thư trong các thư mục (xem Tìm) kết quả tìm kiếm có thể được lưu trữ tạm thời để bạn có thể xem lại một cách nhanh chóng sau này. Bạn có thể thiết đặt số lần tìm kiếm gần nhất được ghi nhớ kết quả hay không ghi nhớ kết quả trong hộp danh sách phía phải.

Thực đơn này giúp bạn điều khiển thứ tự hiển thị các trường (cột) thông tin về thư trong danh sách thư. Bạn có thể chọn số trường thông tin liên quan đến thư và thứ tự của các trường này trong danh sách thư.

Dùng các lựa chọn lên, xuống, xóa bỏ để thay đổi vị trí các trường hay xóa bỏ chúng.

7.6 - Bộ lọc thư rác

Thư rác (SPAM) là một vấn đề nan giải hiện nay đối với nhiều người dùng. Thật là khó chịu nếu mỗi ngày bạn thấy hàng chục, thậm chí hàng trăm thư rác đổ vào HỘP THƯ của bạn. Bạn sẽ phải rất vất vả để dọn dẹp chúng. Thực đơn này giúp bạn thiết đặt chế độ tự động lọc thư rác và chuyển chúng vào thư mục xác định. Nguyên lý hoạt động của hệ thống dựa trên sự tham khảo về các danh sách thư rác từ 27 liên kết đến các máy phục vụ khác trên Internet.

Thiết đặt bộ lọc

Hãy bấm vào Thay đổi để vào trang thiết đặt cấu hình của bộ lọc. Bấm vào Kết thúc khi đã hoàn tất các thiết đặt của bạn.

 Chuyển thư rác tới

Tùy chọn này giúp bạn chỉ định tên thư mục chứa thư rác để bộ lọc sẽ tự động chuyển những thư rác tới thư mục này. Sẽ là mạo hiểm nếu bạn chọn thư mục Sọt rác Trash, bởi vì có thể một thư nào đó bị bộ lọc xem xét nhầm là thư rác mà bạn không biết. Khuyến cáo của chúng tôi thể hiện qua việc đã tạo sẵn thư mục Thư rác và khai báo chuyển thư rác vào đó.

Phạm vi quét

Sẽ mất nhiều thời gian nếu phải quét số lượng lớn thư. Bạn chỉ cần quét những như chưa đọc. Tuy nhiên nếu bạn có những thay đổi nào đó đối với bộ lọc, hãy quét tất cả các thư, sau đó xem lại HỘP THƯ (Inbox) trước khi đặt lại chế độ chỉ quét các thư mới.

Danh sách các liên kết lọc thư rác

Phần còn lại của trang thiết đặt bộ lọc là danh sách các máy phục vụ cùng liên kết chia sẻ thông tin lọc thư rác. Chúng tôi để nguyên tên gọi tiếng Anh của các máy phục vụ này, bao gồm tổng cộng 27 liên kết đến các hệ thống miễn phí trên Internet.

7.7 - Bộ lọc Bayes - Lọc thư rác thông minh

BayesSpam là một bộ lọc thông minh được xây dựng theo hướng duyệt qua một số lượng nào đó các ký tự của thư và tính toán một chỉ số xác định thư đó là dương tính đối với thư rác hay không. Bộ lọc sẽ tự học từ cách bạn nhìn nhận các thư rác và nhờ đó mà nó có khả năng lọc thư rác với độ chính xác ngày càng cao. Trang thiết đặt các thông số của bộ lọc đã được trình bày các hướng dẫn trực tiếp khá chi tiết.

7.8 - Chú ý

Như đã nói ở trên, mỗi lần bạn đăng nhập, CTmail sẽ mất thời gian để lọc ra các thư rác và đưa chúng vào thư mục Thư rác. Để giảm thời gian lọc thư rác, bạn sẽ thiết đặt chế độ chỉ quét những thư chưa đọc trong các thư mục lưu trữ (trừ ra các thư mục Thư nháp, Đã gửi chẳng hạn). Tuy vậy, ngay cả như thế, thời gian lọc thư rác cũng có thể kéo dài nếu bạn có quá nhiều thư chưa đọc. Hãy thử làm phép tính: giả sử bạn có 120 thư chưa đọc, thời gian kiểm tra mỗi thư là 1/2 giây suy ra khi đăng nhập bạn sẽ phải chờ đến 50 giây để bộ lọc kiểm tra thư rác.Vì vậy hãy giúp cho CTmail hoạt động nhanh nhẹn bằng cách không để tồn đọng thư chưa đọc. Hãy duyệt và đọc thư mỗi ngày!

 8 – Tìm

Với công cụ hữu ích này, bạn có thể tìm kiếm thư xuyên qua tất cả các thư mục hay trong một thư mục chỉ định, theo những tiêu chí xác định liên quan tới nội dung thư hay cả các thông tin biên nhận thư .

8.1 - Khái lược

Bạn đơn giản chỉ cần chọn tên thư mục mà bạn muốn tìm kiếm trong đó, nhập vào một vài thông tin (khóa tìm kiếm), chọn thành phần của cấu trúc thư (Người gửi, Tiêu đề, ...). Sau khi bạn bấm phím lệnh Tìm danh sách các thư thỏa mãn khóa tìm kiếm sẽ hiển thị tương tự như trong giao diện Danh sách thư và bạn có thể thực hiện mọi thao tác như trong giao diện Danh sách thư: đọc, xóa, chuyển thư mục, gửi đi tiếp, ...

Chú ý rằng, khi bạn đang duyệt một thư mục hay đọc một thư và lại bấm vào thực đơn Tìm thì thư mục để tìm kiếm sẽ được đặt tự nhiên là thư mục hiện tại. Ví dụ: Bạn đang duyệt hay đọc thư ở thư mục "Bạn bè", nếu bạn bấm thực đơn Tìm thì thư mục "Bạn bè" sẽ được đặt một cách tự nhiên là thư mục bạn muốn tìm kiếm trong đó.

8.2 - Trường tìm kiếm

Như đã biết, cấu trúc của mỗi thư bao gồm nhiều thành phần thông tin mà ta thường gọi là các trường thông tin. Bạn đã có thể lựa chọn thư mục để tìm kiếm, bạn cũng có thể chọn Trường thông tin để tìm kiếm, gọi tắt là Trường tìm kiếm. Cùng dòng với hộp chọn thư mục nhưng ở phía bên phải là hộp chọn Trường tìm kiếm, bao gồm các lựa chọn: Nội dung thư, Tất cả, Tiêu đề, Người gửi, Đồng gửi, Người nhận.

Nội dung - Việc tìm kiếm sẽ chỉ thực hiện trong nội dung thư- phần chứa nhiều nhất các thông tin quan trọng của thư.

Tất cả - Việc tìm kiếm sẽ được thực hiện tại tất cả các trường tìm kiếm. Trừ khi bạn hiểu rõ về biên nhận thư vàtiêu chí muốn tìm, kết quả của phép tìm kiếm này có thể nhiều hơn mong đợi của bạn .

Tiêu đề - Chỉ tìm trong trường Tiêu đề.

Người gửi - Người đã gửi thư tới. Chú ý rằng thực ra trường Người gửi bao gồm cả họ tên người gửi và địa chỉ thư điện tử của họ. Nhưng CTmail thường chỉ hiển thị địa chỉ nên nếu bạn tìm theo họ tên thì kết quả tìm được vẫn chỉ thấy thông tin địa chỉ người gửi.

Người nhận - Người hay địa chỉ nhận thư.

Đồng gửi - Chỉ tìm trong trường Đồng gửi.

8.3 - Kết quả những lần tìm gần nhất Nếu bạn thiết đặt lựa chọn Số lần tìm kiếm gần nhất được ghi nhớ kết quả trong thực đơn Tùy biến ở phần Thiết đặt chế độ thư mục, kết quả của nhiều lần tìm kiếm (tối đa 9 lần) sẽ được lưu trữ lại để bạn có thể xem lại một cách nhanh chóng nhất. Lựa chọn bỏ qua để sẽ loại bỏ kết quả của lần tìm kiếm tương ứng ra khỏi danh sách. Lựa chọn ghi lại để ghi lại kết quả tìm kiếm vào thư mục Lưu trữ kết quả tìm kiếm đến khi bạn muốn xóa chúng. Lựa chọn xem để xem lại kết quả tìm kiếm.

9 - Một số câu hỏi thường gặp (FAQ)

Thời gian cho thấy nhiều người thường đặt những câu hỏi giống nhau khi sử dụng CTmail. Phần này trình bày danh sách các câu hỏi thường gặp nhất và câu trả lời.

9.1 - Tôi có thể lấy nhiều địa chỉ từ sổ địa chỉ?

Được. Sổ địa chỉ sẽ hiển thị tất cả các địa chỉ thỏa mãn tiêu chí tìm kiếm của bạn. Bạn có thể lựa chọn nhiều địa chỉ để điền vào các ô Người nhận, Đồng gửi hay Đồng gửi (ẩn) bằng cách đánh dấu vào các hộp đánh dấu - ¨, tương ứng trong danh sách địa chỉ, sau đó bấm phím lệnh Sử dụng. Tất cả các địa chỉ mà bạn lựa chọn sẽ được điền một cách chính xác vào các ô nhập liệu Người nhận, Đồng gửi hay Đồng gửi (ẩn). Trường hợp sổ địa chỉ được định dạng Kịch bản Java (lựa chọn Định dạng sổ địa chỉ của thực đơn Tùy biến) bạn chỉ việc bấm vào các lựa chọn Gửi tới hay Đồng gửi (Cc) hay và Gửi (ẩn) (Bcc) tương ứng trên các dòng địa chỉ để đưa chúng vào các ô nhập liệu Người nhận, Đồng gửi hay và Gửi (ẩn) một cách tương ứng.

9.2 - Tôi có thể thêm một địa chỉ trực tiếp từ thư điện tử vào sổ địa chỉ được không?

Được, hãy bấm vào Thêm vào sổ địa chỉ ở ngay phía phải của dòng Người gửi trong giao diện đọc nội dung thư.

9.3 - Tôi có thể thiết đặt để CTmail tự động thêm họ tên người gửi thư vào cuối thư được không?

Được. Họ tên, chức danh người gửi, ... ở cuối mỗi thư sau đây được gọi tắt là chữ ký. Việc thiết đặt để CTmail tự động thêm chữ ký vào cuối mỗi thư, hãy vào Tùy biến => Thông tin cá nhân. Ở dòng nhập liệu thứ tư (Chữ ký:) hãy nhập vào những thông tin cần thiết: Họ và tên, chức danh, số điện thoại, ... Sau đó, phía dưới cùng Các lựa chọn đối với chữ ký hãy đánh dấu vào phím radio Đồng ý ở dòng Dùng chữ ký hoặc Chữ ký với dòng '--' và bấm phím lệnh Đồng ý.

9.4 - Tại sao có thư bị đưa nhầm vào Thư rác? Làm thế nào để đưa nó trở lại

Câu trả lời ngắn gọn đã có trong Trợ giúp => Giới thiệu về CTmail, mục 1.2 - Lưu ý đặc biệt cho người mới sử dụng.

Sau đây là giải thích đầy đủ hơn. Như tất cả các hệ thống như Yahoo, Gmail, ... CTmail hỗ trợ hai mức quét thư rác.

• Mức thứ nhất từ ngay VNUmail gateway. Tất cả các thư đến đều được đánh giá theo một thuật toán thông minh gọi là thuật toán Bayes. Những thư có chỉ số Bayes cao sẽ ngay lập tức bị đóng dấu **SPAM/Thư rác** ở tiêu đề thư. Và sau đó sẽ bị Bộ lọc thư đưa vào thư mục Thư rác theo phép lọc: Tất cả những thư mà tiêu đề có chứa 'SPAM' thì đưa vào thư mục Thư rác.

• Mức thứ hai - tùy theo người dùng. Một thư có thể bị coi là thư rác với người này nhưng không bị coi là thư rác với người khác. Vì vậy CTmail cho phép người dùng thiết lập các tùy biến dùng hai hệ thống quét thư rác nữa:

  - Bộ loc thư rác theo các danh sách đen mà các tổ chức quốc tế cung cấp. Người dùng có thể, BẬT hay TẮT việc sử dụng các danh sách này. - Bộ lọc Bayes - Lọc thư rác thông minh Lọc thư rác theo thuật toán Bayes. Thuật toán được xem là thông minh theo nghĩa, người dùng có thể "dạy" cho nó hiểu thư như thế nào là thư rác. Khi được dạy nhiều lần, cơ sở dữ liệu của bộ lọc ngày càng lớn hơn, nó sẽ phân biệt được thư rác ngày càng chính xác hơn. Chi tiết về cách dạy đã có trong Trợ giúp => Giới thiệu về CTmail, mục 1.2 - Lưu ý đặc biệt cho người mới sử dụng. Những thiết đặt cần thiết có trong Tùy biến => Bộ lọc Bayes - Lọc thư rác thông minh

Chú ý rằng: Việc lọc thư rác ở mức thứ hai được kích hoạt khi người dùng đăng nhập hệ thống, nên nếu bạn có quá nhiều thư chưa đọc trong HỘP THƯ bộ lọc sẽ mất nhiều thời gian để làm việc và bạn sẽ phải chờ đợi có thể rất lâu. Vì vậy hãy duyệt thư hàng ngày. Những thư chưa thể đọc ngay hãy chuyển nó vào một thư mục riêng và thiết đặt để bộ lọc bỏ qua thư mục ấy.

9.5 - Tại sao tất cả các thư rác đều chui vào thư mục HỘP THƯ của tôi,

Khi có thư rác cứ nhất định nằm lại một thư mục nào đó (chẳng hạn HỘP THƯ) dù rằng bạn đã đánh dấu nó và bấm vào (như đã có hướng dẫn trong 1.2 - Lưu ý đặc biệt cho người mới sử dụng. bạn cần phải xem lại những khai báo sau đây:

• Bạn đã có thư mục chứa thư rác chưa? Mặc định nó là thư mục có tên Thư rác (ở giao diện phía bên trái), tuy nhiên có thể vì vô tình bạn đã xóa mất thư mục này đi rồi.

• Nếu đã có thư mục Thư rác . Bạn cần xem lại xem đã thiết đặt chuyển thư rác vào thư mục nào. Hãy vào Tùy biến => Bộ lọc Bayes - Lọc thư rác thông minh để ấn định thư mục chứa thư rác: là Thư rác. Sau đó nhớ bấm ngay phím lệnh Lưu lại

• Bạn cũng cần kiểm tra ở Tùy biến => Bộ lọc thư rác đã có hay chưa dòng thông báo:

Thư rác được gửi tới INBOX.Thư rác Việc quét thư rác được ấn định cho Chỉ những thư chưa đọc

Các dòng trong danh sách dưới đó đã ở trạng thái BẬT hay chưa?

Chú ý rằng thiết đặt "Việc quét thư rác được ấn định cho Chỉ những thư chưa đọc" có ý nghĩa rất quan trọng, ảnh hưởng rõ rệt đến tốc độ của Ctmail khi bạn đăng nhập. Hãy xem thêm Trợ giúp => Tùy biến các mục 7.6, 7.7, 7.8.

9.6 - Tôi nhận được thư rác mà địa chỉ người gửi là chính tôi? Giải quyết thế nào?

Hiện tượng người dùng nhận được thư rác gửi từ địa chỉ của chính mình, có những nguyên nhân sau:

1. Nhẹ nhất: Hacker biết được địa chỉ thư của họ và dùng một hệ thống mail không có khả năng chống thư mạo danh nào đó để mạo danh người dùng gửi thư rác. Biện pháp chúng hay sử dụng là mạo danh người dùng gửi thư đến một máy sinh thư rác, máy này sẽ tự động sinh thư rác gửi đến người dùng.

2. Nặng hơn: Hacker đã lấy được mật khẩu của người dùng, nhưng chỉ làm đơn giản là đăng nhập vào VNUmail rồi gửi thư rác đi. Trong trường hợp này, người dùng sẽ nhìn thấy thư rác gửi đi trong thư mục Đã gửi của mình.

3. Rất nặng: Hacker đã lấy được mật khẩu của người dùng và dùng một phần mềm sinh thư rác tự động (với tốc độ, khối lượng rất lớn) để phát tán thư qua VNUmail. Trường hợp này thường gây tắc nghẽn mạng và quản trị buộc phải can thiệp khẩn cấp khi phát hiện.

Biện pháp giải quyết:

1. Trong mọi trường hợp, sau khi phát hiện, nên đổi mật khẩu ngay (sẽ khắc phục được 2. và 3. tuy không khắc phục được 1.). Nên đổi mật khẩu định kỳ, với mật khẩu không quá đơn giản: độ dài từ 6 ký tự trở lên, dùng chữ xen lẫn số.

2. Đánh dấu những thư ấy và bấm vào nút báo thư rác như cách vẫn làm với thư rác.

3. Để hạn chế việc Hacker lấy được địa chỉ thư của mình, trong các thư, các trang thông tin giới thiệu địa chỉ thư của mình nên để ở dạng username[at]vnu.edu.vn.

Xin hãy chú ý rằng Thư rác là một vấn nạn ngày càng phát triển phức tạp. Cách nhìn nhận một thư là thư rác lại khác nhau đối với mỗi người dùng. Các hệ thống thư chỉ có thể hỗ trợ người dùng bằng cách phát hiện chúng theo một số tiêu chí và lọc chúng chuyển vào một thư mục riêng vì nếu chủ động xóa chúng đi lại có thể gây nên sự cố đáng tiếc cho người dùng.

9.7 - Tại sao thỉnh thoảng tôi lại nhận được thông báo lỗi và đôi khi phải đăng nhập lại?

Nhiều webmail ấn định một khoảng thời gian hạn chế, trong khoảng thời gian đó, nếu người dùng không có bất cứ một thao tác nào với nó, nó sẽ tự động đăng xuất. Nếu muốn làm việc tiếp buộc phải đăng nhập lại. CTmail không ấn định hạn chế một khoảng thời gian nào cả, vì vậy về nguyên tắc người dùng có thể để hệ thống hoạt động bao lâu tùy thích, cho đến khi thực hiện thao tác đăng xuất (bấm vào Đăng xuất/b>).